DESKRIPSI PERUSAHAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

          Bimbingan dan konseling selama ini identik dengan bantuan yang diberikan kepada siswa-siswa yang berada di sekolah, dan sedikit sekali terdengar adanya konselor di suatu perusahaan atau industri, namun sebenarnya bimbingan dan konseling dengan semua layanan yang ada di dalamnya tidak hanya diperuntukkan bagi warga sekolah atau dunia pendidikan saja tetapi juga bagi semua kalangan dan semua bidang profesi termasuk bidang  industri.

Prayitno (1994: 105) berpendapat bahwa, “Konseling adalah proses pemberian bantuan yang dilakukan melalui wawancara konseling oleh seorang ahli kepada individu yang sedang mengalami sesuatu masalah yang bermuara pada teratasinya masalah tersebut”. Tidak ada pembatasan bahwa konseling hanya dapat dijalankan di sekolah , bantuan konseling diberikan kepada individu yang sedang mengalami masalah. Di dalam dunia industri tidak jarang  ditemukan seorang  karyawan  mengalami  masalah sehingga mempengaruhi performanya dalam bekerja. 

Di dalam industri BK dapat dijadikan sebagai wadah untuk menyampaikan berbagai hal yang dirasakan oleh karyawan. Sebuah industri atau perusahaan akan sangat terbantu karena permasalahan yang dialami oleh para karyawan dapat langsung mendapat pelayanan dari konselor perusahaan.               

          Selain permasalahan karyawan hal penting lainnya yang perlu diperhatikan oleh pihak perusahaan adalah adanya suatu analisis jabatan.  Dengan adanya analisis jabatan akan diperoleh suatu deskripsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan antara lain kewajiban dan tanggung jawab si pekerja dan perlengkapan-perlengkapan yang dipergunakannya dan hal-hal penting lainnya.

Pada suatu perusahaan yang bisa dikatakan maju dan berkembang pesat, bagian sumber daya manusia pada perusahaan tersebut selayaknya melakukan analisis jabatan sebelum dilakukannya penyeleksian dan penempatan karyawan pada lahan/ jabatan kerja tertentu, agar dapat menempatkan calon tenaga kerja pada posisi yang benar-benar sesuai dengan keahlian yang mereka miliki.

B.     Rumusan Masalah

            Berdasarkan uraian dalam latar belakang sebelumnya rumusan masalah yang perlu diungkap dalam laporan observasi & wawancara ini adalah sebagai berikut :

1.      Bagaimana hakikat Analisis jabatan ?

2.      Bagaimana analisis dan deskripsi suatu jabatan pada BANK NAGARI CABANG SOLOK?

C.    Tujuan

            Tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan laporan observasi dan wawancara ini adalah sebagai berikut :

1.      Mengetahui dan memahami hakikat Analisis jabatan

2.      Memaparkan kepada pembaca mengenai bagaimana analisis dan deskripsi suatu jabatan pada BANK NAGARI CABANG SOLOK.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    HAKIKAT ANALISIS JABATAN

1.   Pengertian Analisis Jabatan

Mondy dan Noe (1993) berpendapat analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan, dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi. Sedangkan Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

 Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebagai berikut: “ A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed”. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

Moh. As’ad (1995: 10) mengatakan bahwa “job analis atau analisis jabatan ialah suatu proses untuk mendapatkan keterangan mengenai suatu jenis pekerjaan melalui metode observasi dan interview”. Dari analisis jabatan ini akan diperoleh suatu deskripsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan yang dimaksud, antara lain kewajiban dan tanggung jawab si pekerja/ perlengkapan-perlengkapan yang dipergunakan dan lain-lain. 

Dari pendapat beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa informasi yang diperoleh dari analisa jabatan dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

2.   Manfaat Analisis Jabatan

              Maslow (1995) memberikan uraian yang panjang lebar mengenai arti dari tujuan membuat analisis jabatan, diantaranya adalah:

1.      Analisis jabatan seringkali dihubungkan dengan penyusunan atau pemilihan jabatan dalam kelompok-kelompok berdasarkan persamaan tugas dan persyaratan.

2.      Analisis jabatan sering digunakan untuk maksud penentuan upah. Ini biasanya disebut evaluasi jabatan.

3.      Tujuan dari analis jabatan adalah untuk menetapkan dasar-dasar penerimaan karyawan. Disini ditekankan kualitas perseorangan yang diperlukan untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan.

4.      Tujuan berikutnya dari analisis jabatan adalah untuk menetapkan patokan untuk pola karir.

5.      Analisis jabatan digunakan sebagai alat bantu dalam menelaah organisasi, susunan kekuasaan, hubungan-hubungan dalam organisasi dan hubungan-hubungan keluar.

6.      Penggunaan lain dari analisis jabatan ialah untuk menyempurnakan metode.

7.      Analisis jabatan diterapkan pada serangkaian masalah-masalah yang mungkin berguna pada permulaan diagnosa dan penyesuaian diri pekerja.

8.      Akhirnya analisis jabatan sering dipergunakan sebagai dasar merit rating dan evaluasi penampilan kerja.

Analisis jabatan mempunyai banyak manfaat bagi pimpinan untuk memecahkan salah satu masalah kepegawaian bertalian dengan tugas yang harus dilaksanakannya. Beberapa manfaat dari hasil analisis jabatan antara lain membantu dalam hal :

1.      Penarikan, seleksi dan penempatan tenaga kerja.

2.      Pendidikan dan latihan kerja yang harus dilakukan.

3.      Penilaian jabatan.

4.      Perbaikan syarat-syarat pekerjaan.

5.      Perencanaan organisasi pemindahan dan promo.

Dengan analisis jabatan dapat diperoleh petunjuk-petunjuk tentang kualifikasi yang harus dimiliki oleh tenaga kerja agar dapat menunaikan tugas sesuai dengan jabatan yang akan diserahkan kepadanya. Oleh karena itu, analisis jabatan dapat membantu pimpinan dalam melakukan penarikan, seleksi, dan penempatan tenaga kerja pada suatu jabatan yang tersedia secara tepat. Suatu ketepatan dalam menempatkan tenaga kerja pada suatu jabatan berarti mencegah pemborosan waktu, tenaga maupun biaya sehingga dapat membantu tercapainya suatu efisiensi semaksimal mungkin bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

3.      Metode Analisis Jabatan

Metode yang dapat digunakan untuk melakukan analisis jabatan menurut  Joseph E. Morsh (1995) adalah sebagai berikut:

a.       Metode dengan questionaire (angket)

            Yang bersangkutan diminta memberikan data-data mengenai jabatannya dan melukiskannya jabatannya dengan kata-kata sendiri.

b.      Metode dengan “Check-List”

            Pekerja mengecek tugas-tugas yang dikerjakannya, dari suatu daftar pernyataan tugas-tugas yang melukiskan jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan si pembuat daftar.

c.       Metode dengan wawancara individual

          Ini menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik yang biasanya diwawancarai di luar pekerjaan.

d.        Metode dengan pengamatan

Ini dilakukan di tempat kerja sewaktu  pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan yang akan dinilai. Penganalisis mengamati    dan menanyai pekerja-pekerja mengenai guna memperoleh keterangan yang komplit, khusus dan teliti.

e.                     Metode dengan wawancara kelompok

Sejumlah besar pejabat-pejabat yang mewakili jabatan-jabatan yang sama diseleksi. Dengan bantuan dari penganalisis, pejabat-pejabat mencatat data-data  identifikasi  dan mengingat serta menuliskan kegiatan-kegiatan mereka. Pada penutupan pertemuan penganalisis mengkombinasikan data-data dari  pejabat-pejabat tadi  dalam suatu skedule komposisi untuk masing-masing jabatan.

f.                      Metode dengan technical conference

Sejumlah ahli diseleksi berdasarkan luasnya pengetahuan dan pengalamannya, dan bekerja bersama-sama untuk mencatat kegiatan-kegiatan  yang menyangkut jabatan yang dianalisis.                                      

g.                     Metode dengan catatan harian

Pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya dari hari ke hari. Keharusan mengingat-ingat dikurangi dan frekuensi pelaksanaan tugas untuk suatu periode pengumpulan data-data dibatasi.     

h.                     Metode dengan ikut bersama-bersama kerja

Penganalisis jabatan tersebut ikut bekerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sedehana dan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan-kegiatan yang bersifat lebih teknis ia harus mempelajari lebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakannya bersama dengan pegawai-pegawai yang sudah biasa.  

i.                       Teknik critical incident

Ini menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan perbuatan (tingkah laku) yang memperlihatkan performace yang baik sekali maupun yang tidak memuaskan.   

B.     PEMBAHASAN HASIL OBSERVASI & WAWANCARA PADA PERUSAHAAN

1.      Sejarah Singkat Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat (Bank Nagari)

Bank Pembangungan Daerah Sumatera Barat secara resmi berdiri pada tanggal 12 Maret 1962 dengan nama “PT. BANK PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA BARAT” yang disahkan melalui akta notaris Hasan Qalbi di Padang. Pendirian tersebut dipelopori oleh Pemerintah Daerah beserta tokoh masyarakat dan tokoh pengusaha swasta di Sumatera Barat atas dasar pemikiran perlunya suatu lembaga keuangan yang berbentuk Bank, yang secara khusus membantu pemerintah dalam melaksanakan pembangunan di daerah. Disahkan melalui Surat Keputusan Wakil Menteri Pertama Bidang Keuangan Republik Indonesia No. BUM/9-44/II tentang izin usaha PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat, dan dimulailah operasional PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat dengan kedudukan di Padang.

Berdasarkan Undang-Undang No.13 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, maka dasar hukum Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat diganti dengan Peraturan Daerah Tingkat I Propinsi Sumatera Barat No. 4. Sehingga PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat dirubah menjadi “BANK PEMBANGUNAN DAERAH SUMATERA BARAT”. Dalam perjalanan-nya tahun 1996 melalui Perda No. 2 / 1996 disahkan penyebutan nama (Call Name) sebagai ”Bank Nagari” dengan maksud untuk lebih dikenal, membangun brand image sekaligus mengimpresikan tatanan sistem pemerintahan di Sumatera Barat.

Sesuai dengan perkembangan dan untuk lebih leluasa dalam menjalankan bisnis, tanggal 16 Agustus 2006 berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera barat No. 3 Tahun 2006, bentuk badan hukum Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat berubah dari Perusahaan Daerah menjadi Perseroan Terbatas, yang didirikan berdasarkan akta Pendirian Perseroan Nomor 1 Tanggal 1 Februari 2007 dihadapan Notaris H. Hendri Final, S.H. dan disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Azazi Manusia Republik Indonesia dengan Keputusan Nomor W3-00074 HT.01.01-TH.2007 tanggal 4 April 2007 Saat ini Bank Nagari telah berstatus sebagai Bank Devisa serta telah memiliki Unit Usaha Syariah. Bank Nagari juga merupakan Bank Pembangunan Daerah pertama yang membuka Kantor Cabang di Luar Daerah.

Puncak perubahan (Moment of Change) Bank Nagari, ditandai dengan launching logo baru beserta visi dan misi baru Bank Pembangunan Daerah pada tanggal 27 November 2008 dan dihadiri oleh Gubernur Sumatera Barat yaitu Bapak Gamawan Fauzi. Menjadi Bank Pembangunan Daerah yang terkemuka dalam arti dikenal dan menonjol di Indonesia. Terpercaya memberi arti bahwa bank sudah menjalankan prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan yang baik, memberikan layanan yang memuaskan dan kepatuhan terhadap peraturan dengan kejujuran. Hal tersebut dituangkanlah kedalam Visi bank Nagari yaitu:

“Menjadi Bank Pembangunan Daerah Terkemuka dan Terpercaya di Indonesia”

Sedangkan Misi Bank Nagari adalah:

1. Memberikan kontribusi dalam mendorong pertumbuhan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat. Mencerminkan dasar atau latar belakang didirikannya bank, sesuai yang diamanahkan dalam Akta Pendirian, yang merupakan cita-cita dan tujuan yang akan diperankan, yaitu turut membangun kegiatan ekonomi yang kuat untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

2. Memenuhi dan menjaga kepentingan stakeholder secara konsisten dan seimbang. Bank akan senantiasa dijalankan dengan prinsip untuk memenuhi tanggung jawab kepada pemilik, nasabah, karyawan dan masyarakat.
   -Menjaga agar bank ini bertumbuh dan berkembang dengan baik dan sehat

-Memberikan pelayanan yang prima

-Memberikan keuntungan yang memadai bagi pemegang saham
- Memberikan manfaat maksimal bagi masyarakat

Dari Visi dan Misi tersebut lahirlah Statement sebagai berikut:

“Bersama Membina Citra Membangun Negeri”

Ruang lingkup kegiatan operasional yang dapat dilakukan oleh Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat yakni sebagai berikut:

1.      Memberikan berbagai fasilitas perkreditan kepada dunia usaha dan pihak lain yang membutuhkannya.

2.      Melakukan penyertaan modal pada perusahaan-perusahaan yang dinilai layak untuk dikembangkan melalui aktifitas penyertaan modal tersebut.

3.      Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk giro, tabungan dan deposito.

4.      Melakukan pemberian jasa perbankan lainnya seperti kiriman uang, inkasso, bank garansi, kliring, safe deposit box dan lain sebagainya.

5.      Melakukan kegiatan pengolahan keuangan Pemerintah Daerah.

6.      Melakukan pengembangan sarana perbankan melalui pembukaan Kantor Cabang dan pembinaan Lumbung Pitih Nagari (LPN).

Deskripsi Jabatan

Nama perusahaan        : Bank Pembangunan Daerah Sumatera Barat (Bank Nagari)

1.      Nama Jabatan    : Costumer service

2.      Rangkuman singkat tentang pekerjaan

Costumer service  adalah  pegawai bank yang melayani nasabah dalam membuka tabungan, deposito, giro, permohonan  minta  ATM, surat dukungan bank yang berguna untuk para kontraktor sebagai persyaratan mengikuti tender di pemerintahan, pembukaan pendaftaran haji, legalisir buku tabungan, melayanai nasabah yang menanyakan informasi mengenai produk bank baik langsung maupun melalui telepon.  

3.      Kegiatan kerja

Costumer service adalah front liner, yang pasti kalau nasabah masuk bank yang ditemui pertama kalinya adalah costumer service lalu menemui teller. Kegiatan kerja costumer service seperti yang diuraikan dalam rangkuman singkat pekerjaan diatas  adalah setiap paginya telah standbye untuk melayani nasabah dalam membuka tabungan, deposito, giro, permohonan minta ATM,   surat dukungan bank yang berguna untuk para kontraktor sebagai persyaratan mengikuti tender di pemerintahan.

Costumer service juga melayani nasabah dalam pembukaan pendaftaran haji, legalisir buku tabungan , nasabah yang menanyakan informasi mengenai produk bank baik langsung maupun melalui telepon.

Setiap costumer service harus memberikan kehangatan bagi nasabahnya, seperti menerima nasabah dengan senyum yang tulus, memandang nasabah  ketika berbicara, melayani nasabah dengan antusias, cekatan, dan ramah. Memeriksa kebenaran pengisian data/formulir/warkat/ slip dan identitas nasabah agar tidak terjadi kesalahan.

4.      Mesin, alat dan perlengkapan

Mesin dan alat yang dibutuhkan oleh seorang costumer service dalam menjalankan pekerjaannya dengan optimal adalah komputer, kalkulator struk yang digunakan untuk mengetahui tingkat bunga deposito, misalnya nasabah buka deposito lalu menanyakan depositonya setelah  misalnya satu bulan, tiga bulan, atau setahun berapa dia dapat bunganya nanti customer servise dapat mengetahuinya dengan menggunakan kalkulator struck tersebut , kemudian printer yang dibutuhkan untuk mencetak semua buku tabungan nasabah dan data-data  nasabah yang sudah diisi.

Perlengkapan kerja seorang customer servise adalah seragam, sepatu highill bagi wanita dan tentunya penampilan yang rapi dan menarik karena akan melayani nasabah.

5.      Lingkungan fisik

Lingkungan kerjanya di dalam ruangan (indoor). Sarana dan prasarana yang digunakan adalah ruangan kerja, meja kerja, kursi, telepon dan perlengkapan kerja yang telah diuraikan diatas.

6.      Lingkungan sosial

Selain dari lingkungan fisik tentunya customer servise tidak bisa lepas dari lingkungan sosialnya. Lingkungan sosial dari customer servise adalah Nasabah dari seluruh kalangan, karyawan sekantor, pimpinan bank serta manager bank.

7.      Konteks kerja (pandangan terhadap pekerjaan)

Costumer service adalah front liner, yang pasti kalau nasabah masuk bank yang ditemui pertama kalinya adalah costumer service lalu menemui teller. Pekerjaan sebagai Costumer service dapat dikatakan minim resiko jika dibandingkan dengan teller namun costumer service harus memiliki kesabaran untuk menghadapi berbagai macam nasabah dan berbagai macam masalah yang mereka hadapi yang berhubungan dengan bank harus diselesaikan dengan baik.

8.      Standard tampilan kerja

                 Costumer service harus stand by sebelum jam kas dimulai, yaitu pada pukul 07.45, jadi sebelum pukul 07.45 Costumer service sudah harus ada di kantor dan harus mempersiapkan segala keperluan dan peralatan kerjanya. Dalam melayani nasabah seorang Costumer service harus bisa bersikap sedemikian rupa agar nasabah bisa merasa puas dan nyaman. Oleh karena itu bank nagari cabang solok memilki sebuah jurus untuk menyambut nasabahnya yaitu dengan jurus 3S (senyum, sapa, salam), sesuai dengan motto bank nagari yaitu CITRA, dimana

C: cepat

I: integritas

T: teliti

R: ramah

A: antusias

Hal yang  juga harus diperhatikan oleh costumer service adalah style kerja yaitu harus bagus, fisik harus proposional, penampilan menarik supaya nasabah itu tidak merasa bosan atau supaya mereka tertarik.

Costumer service di bank nagari harus bekerja sesuai dengan standar yang diharapakan, hal-hal lain yang harus dilaksanakan oleh Costumer service adalah :

a.       Tidak bekerja sambil berbicara dengan rekan kerja lain

b.      Tetap berhati-hati dalam bekerja dan melayani nasabah

c.       Bekerja dengan penuh konsentrasi

Untuk standard penampilan dalam bekerja, Costumer service harus mengikuti prosedur yang telah diwajibkan oleh pihak management bank nagari, diantaranya

a.       Untuk pria

1.)    Rambut tidak menutupi wajah/mata

2.)    Telinga terlihat

3.)    Panjang rambut tidak melebihi krah baju

4.)    Bersihkan wajah

5.)    Rawat wajah agar bersih, tidak berminyak

6.)    Rapikan kumis dan jambang

7.)    Cukur jenggot

8.)    Bersihkan telinga

b.      Untuk wanita

1.)    Tata rambut disesuaikan dengan bentuk wajah bagi yang tidak berjilbab

2.)    Hindari cat rambut warna mencolok

3.)    Pemakaian aksesoris rambut sebaiknya bermodel sederhana dan berwarna hitam

4.)    Bersihkan wajah dan beri pelembab

5.)    Pakai alas bedak

6.)    Pakai bedak tabur/padat

7.)    Gunakan tata rias mata (warna netral) dan pensil alis

8.)    Pakai lipstick

c.       Pria dan wanita

1.)    Rawat tangan dan kaki agar tampak bersih

2.)    Balurkan lotion pada tangan dan kaki agar selalu segar

3.)    Stoking/kaos kaki ditukar setiap hari

4.)    Sepatu dijemur minimal seminggu sekali

5.)    Tidak memakai pewarna kuku

6.)    Kuku jari tangan dan kaki tidak boleh panjang

9.      Persyaratan pribadi, atau kualifikasi personel atau spesifikasi jabatan

Costumer service:

a.       Tinggi minimal 155 cm untuk perempuan dan 160 cm untuk laki-laki

b.      Bagi perempuan yang tidak berjilbab kalau rambutnya panjang harus dicepol agar rapi, kalau yang rambutnya pendek boleh dilepas dan yang berjilbab harus memakai jilbab berdasarkan standar ketentuan kerja berdasarkan ketentuan bank nagari sendiri

c.       Pendidikan minimal D3

d.      Untuk melamar sebagai Costumer service, akan dilakukan wawancara, tes performance, tes psikologi, wawancara dengan psikolog, wawancara dengan direksi, tes kesehatan. Semua itu diperiksa secara teliti.

BAB III

          PENUTUP

A.    Kesimpulan

             Dari wawancara dan observasi yang telah saya lakukan di Bank Nagari Cabang Solok, dapat saya simpulkan bahwasannya Bank Nagari telah melakukan analisis jabatan terhadap calon karyawan yang akan bekerja di perusahaannya, agar karyawan yang akan ditempatkan dapat bekerja sesuai dengan kemampuan dan kualifikasi pendidikan yang dimiliki. Selain itu, agar karyawan lebih mampu mengenal dan menyesuaikan diri dengan jabatannya, perusahaan memberikan training terhadap karyawan yang baru diterima.

B.     Saran

        Penulis berharap laporan ini bisa bermanfaat bagi pembaca dan bagi mahasiswa semoga laporan ini dapat memperluas wawasan mengenai analisis dan deskripsi jabatan pada sebuah perusahaan.